在商標維權(quán)與管理工作中，部分企業(yè)由于不重視商標檔案管理，出現(xiàn)了一系列問題。有的企業(yè)不注意保管與商標有關(guān)的各類證書文件，想申報綠色食品等相關(guān)認證時，因找不到商標注冊證，無法辦理申報手續(xù)。還有部分企業(yè)不注意保管商標使用的證明材料，不重視收集保管企業(yè)產(chǎn)品的包裝、裝潢設(shè)計圖樣，印刷、使用等相關(guān)資料，不重視收集保存與企業(yè)有關(guān)的廣告、宣傳報道，想維權(quán)時才發(fā)現(xiàn)證據(jù)不足。
企業(yè)應(yīng)指定專人專職或兼職管理商標檔案，分門別類收集整理商標檔案文件，重點保管好以下檔案。
1、商標證件檔案
收集商標注冊證、核準續(xù)展注冊證明等文件。商標注冊事項涉及變更的，既要收集變更商標注冊證明，又要收集相關(guān)變更的法律文書。商標是受讓取得的，要保存轉(zhuǎn)讓證明。如果有必要，可向商標局申請重發(fā)商標注冊證明。對上述證件，應(yīng)按照時間順序、商標核定使用類別建立臺賬；相關(guān)證件出借時要及時登記，并及時歸檔，防止丟失。
2、商標使用檔案
收集企業(yè)使用商標的產(chǎn)品包裝、裝潢設(shè)計稿，設(shè)計費用支付憑證；收集與印刷企業(yè)簽訂的包裝、裝潢印刷合同、支付票據(jù)復(fù)印件；收集產(chǎn)品使用包裝、裝潢樣張及實物照片。如果企業(yè)開辟新市場，要注意保存第一次銷售的證明。企業(yè)銷售票據(jù)上的貨物名稱等項目應(yīng)盡可能標明商標名稱，有必要時可復(fù)制銷售票據(jù)。對企業(yè)參加的會展活動，應(yīng)采用拍照、攝像等方式保存相關(guān)資料。如果許可他人使用注冊商標，要簽訂書面合同，及時將合同副本報送商標局備案，并收集歸檔。
3、商標廣告檔案
出現(xiàn)企業(yè)商標的報紙、電視、戶外廣告，要及時收集歸檔。發(fā)布廣告的合同、刊登廣告的報紙原件、影像資料及戶外廣告照片，要按時間順序整理歸檔，還要注意復(fù)制相關(guān)廣告費用支付的票據(jù)。
4、商標宣傳檔案
報紙、電視臺等相關(guān)媒體對企業(yè)進行的宣傳報道，應(yīng)按照時間順序整理成冊，影像資料應(yīng)刻錄為光盤保存。
5、商標榮譽檔案
企業(yè)要收集自己獲得的榮譽證書或表彰文件，牌匾可拍成照片歸檔。
6、商標保護檔案
商標在申請注冊過程中，如果經(jīng)歷異議或爭議程序，要收集歸檔相關(guān)異議、爭議的裁定書。企業(yè)開展打假維權(quán)工作時，要注意保存各級司法機關(guān)、行政執(zhí)法機關(guān)對企業(yè)商標等知識產(chǎn)權(quán)予以保護的法律文書原件。
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